Telefony VoIP dla biznesu

Wiele organizacji rozważa przejście ze standardowych linii telefonicznych na telefonię Voice over IP (VoIP). Jeśli należysz do tych firm, powinieneś zadać sobie kilka ważnych pytań.

Pytania te obejmują:

- Czy system VoIP jest wystarczająco niezawodny?
- Co z moimi telefonami?
- Czy jest on kompatybilny z moimi numerami premium lub bezpłatnymi?

W tym artykule powiemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć o tym, czym jest VoIP, jakie rodzaje telefonów mogą być używane z VoIP i jak używać VoIP z istniejącymi numerami telefonicznymi. Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś być w stanie podjąć świadomą decyzję, czy VoIP jest odpowiedni dla Twojej firmy, czy też nie.

Czym więc tak naprawdę jest VoIP?

Zacznijmy od samego pojęcia VoIP. Co to właściwie jest, jak działa i jakie są plusy i minusy korzystania z VoIP?

Przez dziesiątki lat połączenia telefoniczne były przekazywane jako sygnał analogowy za pośrednictwem tradycyjnej sieci przewodów miedzianych, znanej jako publiczna komutowana sieć telefoniczna lub PSTN.

VoiP natomiast wykorzystuje technologię sieciową do przesyłania rozmów telefonicznych w postaci informacji cyfrowych do odbiorcy. Nawet jeśli VoIP może wykorzystywać wiele różnych typów technologii sieciowych, dla większości firm oznacza to po prostu, że do rozmów telefonicznych używają tego samego połączenia internetowego, które już wykorzystują do poczty elektronicznej, przeglądania stron internetowych i bankowości online.

VoIP konwertuje sygnał analogowy (Twój głos) na sygnał cyfrowy, który jest następnie przesyłany w postaci małych pakietów danych przez sieć. Po stronie odbiorcy pakiety te są składane i konwertowane z powrotem na sygnał analogowy, tak aby użytkownik mógł być słyszany. Gdy odbiornik odpowiada, ten sam proces jest powtarzany w przeciwnym kierunku.

Pomimo tego przesyłu danych w obie strony, komunikacja przez VoIP przebiega równie sprawnie, jak w przypadku staromodnej telefonii analogowej, z jedną wielką różnicą: jakość dźwięku jest w VoIP znacznie lepsza. Możesz zadzwonić do kogoś z połowy świata i będzie się wydawało, że ta osoba jest tam z tobą, w tym samym pokoju.

Jeśli korzystasz z obecnego łącza internetowego do telefonii VoIP, upewnij się, że dostępne pasmo jest wystarczające. Większość nowoczesnych łączy szerokopasmowych powinna obsługiwać VoIP, dzięki czemu inwestycja w VoIP jest stosunkowo niewielka.
VoIP nie jest kompatybilny ze standardowym telefonem

Ponieważ VoIP przesyła dane za pomocą połączenia sieciowego, potrzebne są specjalne telefony, które łączą się z siecią.

Istnieją dwie kategorie telefonów VoIP: tzw. hardphone'y i softphone'y.

Różnica między nimi jest taka, jak między sprzętem a oprogramowaniem komputerowym: jedno jest urządzeniem fizycznym, drugie działa na komputerze lub telefonie komórkowym.

Każdy z nich ma swoje wady i zalety.
Słuchawki twarde: zalety i wady

Twarde telefony są fizycznymi telefonami; rzeczywistymi urządzeniami, które można umieścić na biurku. W rzeczywistości hardphone'y wyglądają bardzo podobnie do normalnych telefonów, chociaż "pod maską" działa w nich system VoIP, który łączy się z Internetem zamiast ze starą linią telefoniczną.

Zaletą telefonu stacjonarnego jest to, że wydaje się on znajomy; wszystkie elementy sterujące i sposób obsługi są takie same jak w standardowym telefonie. Ważną różnicą w stosunku do telefonów programowych jest to, że można wykonywać i odbierać połączenia w dowolnym momencie, nawet przy wyłączonym komputerze.

Telefony twarde mają dwie ważne wady w porównaniu z telefonami programowymi.

Pierwszym jest to, że oprogramowanie te telefony uruchomić do obsługi cyfrowej i sieciowej części nie jest łatwe do aktualizacji, na przykład w celu zwiększenia bezpieczeństwa lub dodać nowe funkcje.

Drugą wadą w porównaniu z telefonami programowymi jest to, że telefon twardy jest droższy w zakupie.

Telefony programowe: zalety i wady

Softphone jest w zasadzie kawałek oprogramowania, który robi to samo, co hardphone, ale działa na komputerze. Tak więc zamiast fizycznego telefonu na biurku, telefon programowy jest ikoną na komputerze lub aplikacją w telefonie.

Telefony programowe są bardziej powszechne niż mogłoby się wydawać i prawdopodobnie korzystałeś z nich bezwiednie. Bardzo dobrze znane przykłady telefonów programowych to Skype, Viber, Google Talk i Bria.

Jedną z największych zalet telefonu programowego jest to, że oprogramowanie jest łatwo lub nawet automatycznie aktualizowane, dzięki czemu zawsze masz dostęp do najnowszych aktualizacji zabezpieczeń i funkcji.

Kolejną wadą jest brak fizycznego interfejsu. Dla niektórych osób mówienie do mikrofonu w zestawie słuchawkowym to nie to samo, co trzymanie aparatu telefonicznego przy uchu. Chociaż na rynku pojawiły się różne słuchawki telefoniczne USB, sprawiają one wrażenie bardziej zabawek niż poważnych urządzeń komunikacyjnych.

Czy VoIP będzie działał z moim bezpłatnym lub krajowym numerem telefonu?

Krótka odpowiedź brzmi: tak. Państwa dotychczasowy numer telefoniczny, czy to lokalny, krajowy czy też bezpłatny, może zostać przystosowany do współpracy z VoIP. Numery krajowe i bezpłatne są numerami wirtualnymi, które przekazują połączenia przychodzące na dowolny istniejący numer telefoniczny lub nawet całkowicie cyfrowo bezpośrednio na konto VoIP.

Nawet wybór telefonu - hardphone, softphone lub ich kombinacji - nie ma wpływu na korzystanie z istniejącego telefonu bezpłatnego lub krajowego.

Więc jak to działa?

Osoby dzwoniące wpisują Twój numer telefonu, po czym łączą się z naszym systemem Interactive Voice Response (IVR). W zależności od sposobu, w jaki skonfigurowałeś swój numer usługowy, dzwoniący są łączeni z jednym z Twoich pracowników.

System IVR łączy rozmówców z każdym rodzajem telefonu, niezależnie od technologii lub sieci.

Dużą zaletą tego rozwiązania jest to, że nie trzeba inwestować w nowy sprzęt.

Numer wirtualny dostarczony przez Belfabriek jest odporny na przyszłość i oferuje nieograniczoną skalowalność.
Często zadawane pytania

Poniżej przedstawiamy listę najczęściej zadawanych pytań, aby pomóc Ci odpowiedzieć na pytania, które być może nadal masz na temat VoIP lub jaki typ telefonu VoIP jest najlepszym wyborem dla Twojej organizacji.
Czy mogę korzystać z telefonów stacjonarnych i programowych w ramach jednej konfiguracji?

Tak, jest to możliwe. W zależności od struktury firmy lub indywidualnych preferencji pracowników, możesz korzystać zarówno z telefonu programowego, jak i twardego, ponieważ oba są kompatybilne z każdym numerem telefonu CallFactory.

Konfigurując swój bezpłatny lub krajowy numer telefonu w naszym IVR, możesz określić, które połączenia przychodzące powinny być przekierowywane na które telefony.
Czy mogę połączyć VoIP z telefonami stacjonarnymi lub komórkowymi?

To nie jest problem. Niektóre organizacje używają telefonów komórkowych do obsługi "nadmiaru", gdy wszystkie ich telefony VoIP są zajęte. Linie stacjonarne lub telefony komórkowe są również dobrym rozwiązaniem awaryjnym w przypadku przerw w dostawie prądu lub awarii sieci.
Czy powinienem kupić nową centralę telefoniczną?

Nie, nie jest to konieczne. Jeśli zdecydujesz się na słuchawki twarde, podłączysz je bezpośrednio do routera sieciowego.

Zarówno softphone'y jak i hardphone'y są konfigurowane poprzez interfejs sieciowy. Sprawiedliwa dystrybucja połączeń przychodzących jest obsługiwana przez IVR Belfabriek. W tym systemie można dodać kluczowe funkcje, takie jak Wirtualna Recepcjonistka, która zapewnia, że połączenia są sprawiedliwie rozdzielane pomiędzy dostępnych pracowników.

Co z systemami VoIP typu self-hosted?

Korzystanie z systemu self-hosted lub on-premise oznacza, że firma inwestuje i posiada swój własny sprzęt Private Branch eXchange (PBX). System self-hosted to tak naprawdę wewnętrzny system telefoniczny firmy.

Firmy wybierają tę drogę, ponieważ oczekują większej kontroli nad wydajnością swojej centrali. Wymaga to jednak znacznych inwestycji, nie tylko w sprzęt i jego konserwację. Firmy te często przekonują się, że potrzebują wysoko wykwalifikowanego personelu do obsługi i konserwacji sprzętu PBX.

Belfabriek oferuje hostowany system IVR, który daje Ci pełną kontrolę nad konfiguracją Twojego numeru telefonicznego. Oznacza to również, że nie musisz się martwić o duże inwestycje i utrzymanie sprzętu, dzięki czemu masz więcej czasu i zasobów, aby skupić się na sprawach ważnych dla Twojej organizacji.
Czy nie możemy po prostu używać naszych telefonów komórkowych?

Z pewnością można. Zwłaszcza jeśli połączysz to z rozwiązaniem softphone, w którym każdy pracownik korzysta ze swojego smartfona i instaluje aplikację softphone, która centralnie rozdziela połączenia. W tym przypadku pracownicy będą wykonywać i odbierać połączenia za pośrednictwem aplikacji softphone.

Alternatywnie, niektóre duże korporacje lub organizacje rejestrują blok numerów, a następnie przypisują osobny numer telefonu (lub numer wewnętrzny) do każdego telefonu komórkowego. Połączenia przychodzące są następnie przekazywane na telefony komórkowe pracowników. Jest to dobre rozwiązanie, gdy pracownicy muszą tylko odbierać połączenia.

Jakie funkcje mogę wykorzystać w moim rozwiązaniu VoIP?

Zależy to od używanego systemu IVR lub centrali PBX.

Jeśli zarejestrowałeś swój bezpłatny lub lokalny numer telefonu w (lub przeniosłeś go do) Belfabriek, otrzymasz pełny dostęp do pakietu dodatkowych funkcji, które oferuje nasza chmura-IVR. Oto niektóre z tych bezpłatnych dodatków, które są zawarte w każdym pakiecie:

- Filtr wywołań
- Kolejkowanie połączeń
- Nagrywanie rozmów
- Bezpośrednie przekazywanie połączeń
- Faks2mail
- Zarządzanie numerami dzwoniącymi
- Aplikacje mobilne
- Organizator SMS
- Statystyka
- Statystyki, raporty email
- Routing VIP
- Wirtualny recepcjonista
- Głos2email
- Szept

Jak mogę przenieść swój numer telefonu do Belfabriek?

Jeśli posiadasz już numer usługowy, możesz łatwo przenieść go do Belfabriek, kontaktując się z naszym działem obsługi klienta.

Jeśli nie posiadasz jeszcze darmowego numeru telefonu lub numeru premium, zapoznaj się z naszymi bezpłatnymi lub krajowymi numerami telefonów.

W sprawie numerów lokalnych w dowolnym kraju prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta.

Prosimy pamiętać, że numery przydzielane są według kolejności zgłoszeń.
Masz pytania?

Jeśli po przeczytaniu tego artykułu nadal masz pytania dotyczące VoIP, korzystania z softphone'ów lub hardphone'ów, a także bezpłatnych, krajowych i lokalnych numerów telefonicznych, skontaktuj się z nami.